’s Ochtends vroeg, je staat net je boterhammen te smeren als je telefoon gaat en de eerste afmelding voor die dag binnen komt, daarna nog een appje van een van de buitenjongens dat hij iets later is wegens een afspraak die niet verzet kon worden, maar waar wel overheen is gepland. Je schrijft het op om dit straks op kantoor in te voeren in het overzicht. Je bent inmiddels op kantoor en je reikt naar je notitieblok om de meldingen van de dag in te voeren. Het ligt nog op de keukentafel thuis.

Dit kan stukken gemakkelijker en efficiënter, vooral ook omdat bovenstaande gebeurtenissen invloed hebben op niet alleen de uitvoering, maar ook op je klanten en iedereen daaromheen.

Met onze 8 tips zorg jij ervoor dat je stukken gemakkelijker en efficiënter kan werken!

Tip 1: Digitaliseer zo veel mogelijk

Vermijd hand- en papierwerk zo veel mogelijk. Door alles te digitaliseren (en op een centrale plek te houden) creëer je een groot overzicht met alle gegevens. Als alles op één plek is, krijg je meer inzicht in alle processen en is het eenvoudiger om aan-/bij te sturen waar nodig.
Daarnaast minimaliseer je de kans dat bijvoorbeeld een verlofbriefje onopgemerkt blijft en is je notitieblok vergeten mee te nemen verleden tijd.

Tip 2: Automatiseren van routinematige taken

Door automatiseren verhoog je niet alleen de productiviteit, maar voorkom je ook frustraties zoals dat vergeten notitieblok of overlappende afspraken. Daarnaast voorkom en verminder je repetitieve taken omdat het programma dat voor je doet! Je kan gewoon inloggen aan de keukentafel op je tablet en terwijl je collega van buiten uitlegt waarom hij later is, pas je het direct aan in de planning door het automatisch te verschuiven in de planning. Wat ons brengt bij de derde tip.

Tip 3: Communiceer effectiever met je medewerkers én met de klant

Met een digitale planning houd je iedereen betrokken bij het plannen. Zowel de uitvoering als de klant en leverancier zijn sneller op de hoogte van de laatste updates of wijzigingen in de planning. Duidelijk en strak verwachtingsmanagement zorgt ervoor dat iedereen weet waar zij aan toe zijn en dat zij daarop kunnen anticiperen. Met het softwarepakket van InfoGroen zorg ook jij ervoor dat iedereen op de hoogte is.

Tip 4: Wees duidelijk met wat er moet gebeuren en hou de controle

Voor de uitvoering en kantoor/werkvoorbereiding is het van belang dat het duidelijk is wat er moet gebeuren en waar het moet gebeuren. In een goede planning staat overzichtelijk voor jou en voor je collega’s welke werkzaamheden bij een project moeten worden uitgevoerd. Maar een goede planning helpt ook bij het controleren van de uitgevoerde taken! Door middel van een foto of een verslag hou je bij wat er uitgevoerd is en hou je de controle over de uitgevoerde taken. Dit kan simpel en snel gedaan worden via VisionMobile door de uitvoering en komt direct bij jou binnen op kantoor.

Tip 5: Analyseren en verbeteren van processen

Als er planning technisch zaken misgaan bij het buitenteam is het handig dat je snel kunt bijsturen. Bij analyse van een digitale planning zie je snel bij welke taken er tijd verloren gaat en bij welke er tijd over is. Bij volgende projecten en in de algemene planning zelf kun je dit makkelijk aanpassen. Dit zorgt voor minder stress bij jou en bij iedereen die met de planning moet werken!

Tip 6: Verdeel grotere taken in beheersbare kleinere/subtaken

Kleinere taken zijn beter in te plannen dan grote taken. Dit zorgt uiteindelijk voor meer flexibiliteit in de planning. Wijzigingen kunnen daardoor ook makkelijker worden ingevoerd. Daarnaast is het bijvoorbeeld voor de collega’s buiten heel fijn om een kleinere taak te kunnen boeken tijdens de werkzaamheden. Geeft een positief gevoel dat je een stap dichter bij het afronden van de klus bent!

Tip 7: Hou rekening met afhankelijkheden

Tijdens het plannen heb je met vele factoren en afhankelijkheden te maken. Zorg ervoor dat iedereen op elkaar is afgestemd en dat de planning niet té statisch is. Met een digitale planning word je automatisch gewaarschuwd als iemand die dag niet kan werken of buiten zijn uren komt.
Het bewaken en bijhouden van je jaarurenmodel is dan ook een stuk makkelijker. Op de lange termijn bespaart dit een hoop kopzorgen.

Tip 8: Beheer je kosten effectief

Blijf continue op de hoogte van alle uitgaven die worden gedaan. Een efficiënte planning zorgt ervoor dat je binnen de begroting blijft. Mochten er toch nog extra kosten worden gemaakt, dan kun je dit direct communiceren naar de klant!

In het kort

Al deze tips zijn geen losstaande elementen, maar allemaal onderdeel van een goed werkende planningstool met bijbehorende app. Werktijden automatisch laten schuiven, alles centraal beschikbaar, snelle communicatie tussen alle betrokken partijen, allemaal elementen van een goede planningstool. Werk efficiënter met behulp van GroenVision en VisionMobile. Honderden hoveniers hebben hun taken verbeterd en fikse tijd plus humeur winst geboekt.

We helpen je graag verder met het optimaliseren van je planning, bedrijf en je werkplezier. Neem via onderstaande button contact met ons op.

Ik wil een demo!

About the author

Yor Smit

Als gepassioneerde consultant en content creator breng ik groene ICT tot leven op het beeldscherm. Mijn blogs, artikelen en video's vertalen complexe technologie naar begrijpelijke, tijdbesparende inzichten voor groenprofessionals. Met mijn pen als gereedschap smeed ik een brug tussen technologie en natuur, waardoor hoveniers, kwekers en andere groensectorexperts efficiënter kunnen werken.