Marco van Tol - Den Haag Groencentrum

'Eigenlijk zijn wij een bedrijf binnen de gemeente,' begint Van Tol. Het Groencentrum beheert zo'n 2,5 hectare grond, waarvan 1,5 hectare bestemd is voor het opkweken en tijdelijk huisvesten van bomen en planten. 'We kweken tegenwoordig weer deels zelf, maar kopen ook veel in: van bomen, heesters, vaste planten en perkplanten tot grasmengsels. Alles komt via ons binnen en wordt doorgeleverd aan de verschillende diensten binnen de gemeente Den Haag. Zij vragen beplanting aan; wij zorgen ervoor dat het materiaal er komt.'
Daarnaast levert het Groencentrum ook aan aannemers die in opdracht van de gemeente werken. Of het nu gaat om nieuwe aanplant, voorraadbeheer of leveringen op projectbasis, Van Tol houdt alle inkoop en verkoop in de gaten. 'Je kunt gerust zeggen dat wij de groene motor zijn van de stad.'

Professioneel inkopen met oog voor kwaliteit
De werkwijze is vergelijkbaar met die van een commercieel bedrijf. 'We werken met raamovereenkomsten, zodat we altijd de beste prijs-kwaliteitverhouding hebben,' legt Van Tol uit. 'Sinds twee jaar doen we ook aanbestedingen en letten we extra op duurzaamheidscriteria, zoals Skal- en PlanetProof-certificering. Dat vraagt om strak georganiseerd werk. Zonder goed systeem raak je al snel het overzicht kwijt.'

Van Excel naar GroenVision
Tot enkele jaren geleden gebeurde veel nog handmatig. 'Offertes stonden in Excel, deels op SharePoint, zodat meerdere mensen erin konden werken. Dat werkte, maar was omslachtig en foutgevoelig. Toen we steeds meer aanvragen kregen, zagen we: dit gaat zo niet langer. Met alleen Excel hadden we de groei nooit aangekund.'
De overstap naar de software van InfoGroen kwam in 2024, toen het Groenbedrijf begon te werken met GroenVision. Deze softwareoplossing is speciaal ontwikkeld voor groenbedrijven en gemeentelijke diensten. Van Tol had het gemak van een goed softwareprogramma al ervaren en zag direct de voordelen. En nu, twee seizoenen verder, wil hij niet meer terug.

'Iedereen kan de status volgen en ik heb in één oogopslag inzicht in wat er speelt'

Grip op processen
De voordelen bleken al snel: meer overzicht, minder dubbel werk en tijdswinst in alle fases van een project. 'In GroenVision hangen we inkoop- en verkooporders simpel aan projecten. Iedereen kan de status volgen en ik heb in één oogopslag inzicht in wat er speelt. Offertes, inkoop, orderverwerking, alles is aan elkaar gekoppeld.'
Ook de rest van het team profiteert. 'Collega's boeken nu uren digitaal. De voorman controleert de invoer en alles gaat vervolgens automatisch naar de financiële administratie. En op dit moment wordt bekeken of we met PlanVision ook de inhuur en planning van materieel professioneel kunnen beheren.'
Zelf gebruikt Van Tol vooral de module Groenorder, waar materiaal en offertes samenkomen. 'Dat scheelt enorm veel handelingen. We kunnen nu zelfs rechtstreeks vanuit GroenVision mailen en prijzen overzetten van inkoop naar verkoop. Dat klinkt misschien klein, maar in de praktijk maakt dat een wereld van verschil.'
Zoals bij elke verandering was er aanvankelijk wat terughoudendheid. 'De oudere garde moest even wennen,' lacht Van Tol. 'Maar nu is iedereen om. Zodra ze merkten hoeveel tijd het bespaart en hoe overzichtelijk alles is, ging het snel.'

Verdubbeling in projecten
De resultaten spreken voor zich. 'Voorheen draaiden we zo'n 250 tot 300 projecten per jaar. Nu zitten we boven de 500 en dat doen we nog steeds met hetzelfde team. Zonder GroenVision was dat onmogelijk geweest.'
De toekomst ziet Van Tol positief tegemoet. 'Er zijn nog wat kleine dingen die we verder willen automatiseren, zoals kwalificatiecodes en plant- en maataanpassingen in offertes. Maar de basis staat. We werken efficiënter, transparanter en met minder fouten. GroenVision geeft ons precies de grip die je wilt hebben in deze tijd.'
Zijn advies aan andere organisaties? 'Zeker doen. InfoGroen past van a tot z bij onze werkzaamheden. Je wint tijd, krijgt overzicht en kunt met hetzelfde team veel meer werk verzetten.'