Bij veel bedrijven zijn uren de leidende factor. Toch valt er nog een flinke winst te behalen op het gebied van planning en registratie van uren ziet John Willemsen. In een uitgebreid artikel over sturen op uren in Vakblad de Hovenier gaat hij in op het belang van een goede urenregistratie. Hoe meer je over uren weet, hoe meer je hierop kunt sturen.

'In control zijn op het gebied van uren brengt rust in de tent'
De waan van de dag en het nieuwe werk zijn vaak belangrijker dan terugkijken op projecten, op het begrote aantal uren en de daadwerkelijk gemaakte uren van het project. Hoe meer je weet over de uren, hoe meer je hierop kunt sturen.

Uren, uren, uren. Enerzijds lijkt het in veel bedrijven de leidende factor te zijn, want uren betekent geld. Of het nu gaat om omzet of om kosten, uren staan voor geld. Tegelijkertijd ziet John Willemsen van Infogroen dat er nog een flinke winst te behalen valt op het gebied van planning en registratie van uren. Bij het vastleggen van gewerkte uren komen verschillende aspecten van de bedrijfsvoering terug. We beginnen bij de voorcalculatie.

Uren in de calculatie
Willemsen: 'De voorcalculatie is de fundering waarop de rest van de planning rust, van de organisatie tot en met de facturatie. Ik zie te veel bedrijven die niet calculeren op uren, maar met eenheidsprijzen. Die gaan de bietenbrug op, omdat niet duidelijk is hoeveel geld er naar uren en naar materialen gaat. Wie het aantal uren niet weet, weet niet wanneer de opdracht bij de klant en de volgende klant van start kan gaan en hoeveel tijd daarvoor nodig is.'

'Iedereen kan zijn eigen planning bekijken'

Willemsen: 'Bij de ontwikkeling van ons softwareprogramma GroenVision hebben we veel tijd besteed aan het maken van een opzet waarin je goed kunt calculeren. Je kunt vastleggen hoeveel uren er nodig zijn en wat voor uren dat zijn. Zijn dat uren van een boomverzorger of van een stratenmaker? Ook reizen vergt tijd; zeker bij grotere afstanden is het belangrijk om deze uren aan de voorkant mee te nemen.'

Uren op het project
In PlanVision geeft de planner aan wie er op welk project werkt. Deze planning is gelijk aan de digitale werkbon. Die is zichtbaar voor de medewerkers die de VisonMobile-app op hun telefoon hebben. Zij boeken vervolgens hun gewerkte uren eenvoudig via de digitale werkbon en zo is de registratiecirkel rond.
Wanneer een project van start gaat, is de voorman verantwoordelijk voor van alles en nog wat. Ook voor de realisatie binnen het begrote aantal uren. Willemsen: 'Heb je een goede voorcalculatie gedaan, dan kun je vanuit de organisatie een goede werkbeschrijving meegeven, inclusief het aantal uren per onderdeel. Dat kan op een overzichtelijke manier, omdat wij alle werkzaamheden, zoals grondwerk, bestrating en beplanting, in hoofdgroepen hebben opgedeeld, die vervolgens weer in chronologische volgorde zijn opgebouwd. Op je scherm kun je alle subtaken inklappen, zodat je alleen die taakgroepen ziet, inclusief het aantal uren dat daarvoor staat. Een opsluitbandje of een klinker leggen valt bijvoorbeeld onder het kopje Verharding.'

Projecturen kunnen per hoofdgroep in- en uitgevouwen worden.

'De voorman kan sturen op uren en is zo veel meer in control'
Door de chronologische werkvolgorde ziet de voorman al snel hoeveel werk er nog uitgevoerd moet worden en hoeveel uren er nog beschikbaar zijn. Willemsen: 'Zo kan hij als het ware spelen met de beschikbare uren én zien of de uitvoering in de pas loopt. Zo is de voorman in control en weet hij eerder dan of gelijktijdig met de collega's van planning of calculatie of alles op schema ligt. Ondernemende voorlieden worden hier blij van. Hiervoor is het wel van belang dat de medewerkers op het project ook hun gewerkte uren invullen.' Medewerkers die de VisionMobile-app op hun telefoon hebben, leggen hun uren eenvoudig zelf vast; deze informatie is direct zichtbaar voor zowel de voorman als de kantoormedewerkers. En dat is weer belangrijk voor de nacalculatie.

Rapportage en overzichten
De medewerker buiten ziet in de VisionMobile-app het saldo van zijn vrije uren en ook wanneer deze opgenomen zijn. Ook het saldo van het jaarurenmodel is zichtbaar. De voorman ziet het saldo van het aantal projecturen dat al opgesoupeerd is. Dat levert inzicht op - mits de medewerkers dagelijks de uren invullen; dat is belangrijk. 'Wij zien onszelf als een soort missionarissen', lacht Willemsen. 'Uren moet je dagelijks invullen, anders weet je het niet meer. Soms doe je drie klussen op een dag en na elke klus moet je de uren invullen. Wij hebben er daarom voor gezorgd dat de medewerkers alleen maar op de digitale werkbon hoeven te klikken wanneer ze wegrijden, om de gemaakte uren op die locatie te registreren. Zo is de verwerking veel sneller, met minder fouten.'
Maar de organisatie heeft ook behoefte aan inzicht in de uren. 'Als het goed is, heeft iemand vooraf bedacht hoeveel uren er wel en niet productief, dus factureerbaar zijn in een project. Zo nu en dan wil je achteraf zien of dit percentage klopt, want dit heeft invloed op de kostprijs. Bovendien', legt Willemsen uit, 'moet je weten of er extra seizoenuren uit het jaarurenmodel zijn opgenomen, zodat je een realistisch beeld hebt van wat later in het seizoen alsnog aan salariskosten uitbetaald moet worden. GroenVision geeft automatisch het bedrag aan dat daarvoor gereserveerd moet worden.'

'Als je jezelf niet controleert, ben je nooit in control'
Ook adviseert Willemsen om op gezette tijden te controleren of bijvoorbeeld de geschatte reisuren overeenkomen met de werkelijke reistijd. Daarnaast is het van belang om de vinger aan de pols te houden bij de productieve en niet-productieve uren in relatie tot de kostprijs en het verkoopuurtarief.

Vision, vision, vision
InfoGroen heeft diverse applicaties. GroenVision wordt gebruikt door kantoormedewerkers en kan uitgebreid worden met modules. PlanVision is voor het maken van planningen en VisionMobile is de app voor de medewerkers buiten. 'De app wordt gebruikt door de projectleider die onderweg is en met potentiële klanten praat, door de voorman die hoofdelijk verantwoordelijk is voor het project en tot slot door de medewerkers op het project', legt Willemsen uit. 'Deze functiegroepen kunnen alle drie een eigen autorisatie hebben. Hiermee bedoel ik dat bepaald en ingesteld kan worden wie welke informatie kan zien. Pen en papier en werkbonnen die kunnen wegwaaien of nat worden, dat is allemaal niet meer nodig.'