Hoe omgaan met reisuren?

Hoe omgaan met reisuren?

Er zijn verschillende methodes om de reisuren op te nemen in de voor- en nacalculatie.

Reisuren zijn een vast bestanddeel van de bedrijfskosten en daarom is het van belang om deze zowel in de voorcalculatie als nacalculatie goed inzichtelijk te hebben. Hieronder staan een tweetal methodes om de reisuren te verwerken.

Meestal dezelfde reistijd naar projecten:
Als er in de regio gewerkt wordt en de reistijd naar de projecten vergelijkbaar is, dan is het mogelijk om de reistijd als vaste opslag in het uurtarief mee te nemen.
Voorcalculatie:
Gemiddelde reistijd opnemen in het (productieve verkoop) uurtarief. Bij uursoort kan dit bedrag worden aangegeven in het veld “indirecte kosten eenheidsprijs” zodat deze inzichtelijk is.
Urenregistratie/nacalculatie:
De reisuren als niet-productief uursoort boeken en op gezette tijden controleren of de geboekte reisuren overeenkomen met de gemiddelde reistijd opgenomen in het verkoop uurtarief.

Variabele reistijd door uiteenlopende reistijd naar projecten:
Als de reistijden naar de projecten sterk uiteenlopend zijn dan is het beter om per project de te verwachten reistijd te calculeren.
Voorcalculatie:
Het calculatie verkoop tarief is exclusief opslag reistijd. Als de calculatie gereed is dan is het totaal netto uren (zonder reistijd) bekend van het project. Dit aantal uren gedeeld door het aantal werkuren per dag op het project geeft aan hoeveel er heen en weer gereden moet worden per persoon. Bijv. 70 projecturen, 7 netto werkuren op een dag, dus 10 dagen x bijv. 2 reisuren per dag = 20 reisuren. Deze reisuren kunnen op verschillende manieren worden doorgevoerd in de calculatie, namelijk:
Als apart werkpakket opnemen (meestal ongewenst in verband met mogelijke discussie met klant)
Doorrekenen in de calculatie. Dit doorrekenen kan via:
Project-> tabblad kostensoort -> tandwiel “uren toevoegen over selectie” -> hierin is het benodigde extra aantal (reis)uren door te voeren en wordt in iedere offerteregel doorgevoerd.
Urenregistratie/nacalculatie:
De reisuren worden als productieve uren op het project geboekt, als controle kan hiervoor een separate kostensoort “reisuren” worden aangemaakt om per project de reisuren inzichtelijk te hebben én als totaal voor het hele bedrijf.
Note: in deze situatie is het wel van belang om bij regiewerk de reisuren apart te registreren en te facturen of om een hoger regie-uurtarief te hebben om de reisuren te dekken. Daarnaast wordt tegenwoordig steeds vaker de reisuren als werkuren geboekt voor de klant.