Digitale verwerking van inkoopfacturen

Digitale inkoopfactuur verwerking in samenwerking met Scan Sys

ImageCapture for Invoices is gebruiksvriendelijke scan en herken software voor het geautomatiseerd verwerken en archiveren van uw inkoopfacturen in Vision. ImageCapture integreert volledig met de Vision software en maakt bij het verwerken van uw facturen gebruik van alle stamgegevens en boekingslogica uit Vision zonder dat hiervoor periodieke synchronisatie nodig is. U beheert uw gegevens dus uitsluitend in Vision! Verwerkte facturen worden direct gevalideerd en bij toepassing van fiattering worden geblokkeerde boekingen aangemaakt in Vision.

De voordelen:

• Met ImageCapture voldoet u standaard aan de digitale bewaarplicht
• Volledige WebClient plaats en tijdonafhankelijk te werken via uw browser.
• 40% tot 80% meer tijdswinst in het gehele proces van inkoopfactuurverwerking
• Automatische fiatteringsflow via een web-client.
• De status van de factuur in het fiatteringsproces is inzichtelijk
• Volautomatische afstemming van inkooporders op regelniveau
• Geen fouten door handmatig boeken
• Inkoopfacturen zijn altijd digitaal beschikbaar en raken niet meer zoek
• Geen papieren archief meer
• Volledige integratie met Vision

Factuurverwerking, scannen of inlezen

Facturen die per post binnenkomen worden gescand, facturen die per e-mail of e-invoicing binnenkomen worden ingelezen en staan klaar om te worden verwerkt in ImageCapture. In deze fase kunt u vrije velden zoals administratie en boekingsdatum toekennen. Deze velden halen hun informatie rechtstreeks uit uw Vision administratie waardoor periodieke synchronisatie van stamtabellen niet nodig is!

Factuurverwerking, identificeren en herkennen

Met behulp van OCR herkenning wordt de factuur automatisch gekoppeld aan de juiste crediteur in Vision, waarna factuurgegevens op basis van free form herkenning worden uitgelezen. Een van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices is dat het niet nodig is om op voorhand templates aan te maken alvorens deze kunnen worden herkend. Mocht bij de controle van facturen blijken dat bepaalde factuurgegevens onvoldoende worden ingelezen dan volstaat een eenmalige handeling om de herkenning verder te optimaliseren.

Factuurverwerking, controleren en coderen

Door gebruik te maken van alle beschikbare stamgegevens en boekingslogica uit Vision, biedt ImageCapture een automatisch boekingsvoorstel aan ter controle en verdere codering van de factuur. Hierbij worden alle administratieve velden zoals grootboekrekeningen, kostenplaatsen, projectcodes, aantallen en eenheden ondersteund.

Voor facturen die regelmatig naar meerdere boekingsregels worden uitgesplitst, biedt geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices het grote voordeel van regelherkenning. Hiermee kan een ingelezen factuur direct als boekingsvoorstel met meerdere coderingsregels worden aangeboden.

Factuurverwerking, controleren en matchen

Naast het coderen van kostenfacturen kunnen inkooporder gerelateerde facturen direct gematched worden op openstaande bestellingen en/of ontvangsten in Vision. Hierbij leest ImageCapture de factuur niet alleen op kop niveau uit, waarbij afgelezen factuurbedragen worden gematched op de totaalwaarde van ontvangstregels van het inkoopordernummer, maar afhankelijk van de factuur lay-out, ook de factuurregels! Deze worden afgelezen op onder andere artikelnummers, aantallen, omschrijvingen, bruto en netto prijzen. Op basis hiervan worden bij het matchen op inkooporder  op regelniveau verschillen van gefactureerde aantallen en inkoopprijzen gelijk zichtbaar.

Bij afwijkingen kunnen administratieve correcties worden uitgevoerd zoals het veranderen van de verwachtte inkoopprijzen of het boeken van prijsverschillen en vrachtkosten. Bij grote verschillen wordt de boeking als geblokkeerde post aangemaakt in afwachting van de ontvangst en verwerking van een creditnota.

Factuurverwerking, boeken en archiveren

Nadat de facturen zijn gecontroleerd en verrijkt worden deze direct digitaal gearchiveerd op uw server en worden de boekingen aangemaakt in Vision. De gescande documenten kunnen worden geraadpleegd vanuit de boeking.