Nieuw jaar, nieuwe prijzen. Die stelling geldt niet alleen voor de eigen werkzaamheden, maar ook voor de leveranciers van materialen. Om de nieuwe prijzen van de leveranciers snel in GroenVision te kunnen zetten is het mogelijk om prijslijsten vanuit Excel te importeren in het materialen bestand. Als je het importeren teveel gedoe vindt, is er ook de mogelijkheid om een reeks materialen met een percentage te indexeren, zie onderaan de tekst.

Bij het importeren worden de prijzen van al aanwezige materialen bijgewerkt en kunnen nieuwe materialen worden toegevoegd aan het materialenbestand. De sleutel die bepaalt of een materiaal al in het materialenbestand bestaat is de combinatie van de leverancier en de bestelcode.

Er zijn een paar voorwaarden waaraan een Excel-bestand moet voldoen om als basis te kunnen dienen voor import:

• De velden moeten altijd onder elkaar staan, dus omschrijving bijvoorbeeld altijd in kolom C;
• Er moet een bestelcode bij elk materiaal staan;
• Er mag maar één leverancier in het bestand zitten.

Als aan die drie voorwaarden is voldaan dan kan het bestand geschikt worden gemaakt voor import als materialenlijst. Het Excelbestand moet zo worden bewerkt dat aan de volgende eisen wordt voldaan.

1. De kolommen moeten in een vaste volgorde staan. Klik hier om de volgorde te bekijken. 
2. De regels moeten onder elkaar doorlopen, dus geen regels ertussen met extra informatie of paginanummers.
3. De omschrijving van het materiaal moet in één veld staan. Als in het aangeleverde bestand de omschrijving verdeeld staat over meerdere kolommen (bijvoorbeeld omschrijving en maat apart) dan heeft Excel daarvoor de functie Tekst-samenvoegen.
4. De eenheid van het materiaal in het bestand moet al bestaan in Vision. Klik hier om te bekijken hoe je deze vooraf kunt toevoegen.
5. Een paar kolommen zijn verplicht:
   1. Bestelcode
   2. Leverancier naam
   3. Land (Nederland)
   4. BTW (1 voor hoog)
   5. Eenheid
6. Om te bepalen in welke kostensoortgroep het artikel terecht komt bestaan twee mogelijkheden. De gewenste materieelcode kan worden ingegeven in kolom B OF de code van de artikelhoofdgroep wordt ingevuld in kolom C en de code van de artikelgroep in kolom D.
7. Als het bestand goed is ingedeeld sla het dan op en kies vervolgens voor Opslaan als. Kies bij opslaan als voor CSV (gescheiden door lijstscheidingstekens) (*.csv).

Tip! Voor wie vaak een Excel catalogus van dezelfde leverancier ontvangt: Het is mogelijk om een sjabloon te maken die de aangeleverde catalogus automatisch in de juiste indeling zet, zolang de leverancier de kolomvolgorde niet veranderd. Onze consultants kunnen helpen hiervoor een opzet te maken.

Het importeren:
De importfunctie voor materialen zit in het materialenbestand onder de knop Nieuw Extra en dan Importeer. Het scherm ziet er als volgt uit:

Bij het importeren moet het importprofiel (1) worden gekozen. Standaard staat die al ingevuld, tenzij er nog geen importprofiel is. In dat geval moet er een importprofiel worden aangemaakt. Klik hier om te lezen hoe je dit kunt doen. 
Bij bestandsnaam (2) kan het opgeslagen bestand worden gekozen. Vervolgens kan per te importeren onderdeel worden gekozen of het mag worden toegevoegd (3) en of het mag worden veranderd (4). Als alleen de aanwezige artikelen van een nieuwe prijs moeten worden voorzien, dan in de kolom toevoegen het vinkje bij Artikel en bij kostensoort uitzetten. Met een druk op OK (5) begint het importproces en wordt het venster grijs. Zodra de import klaar is kan worden gekozen voor Sluit.

Controle:
Als de import gereed is kan het resultaat eenvoudig worden gecontroleerd. In het materialenbestand is een kolom beschikbaar met de naam “Import datum/tijd” en een kolom met “Calc. Eh.prijs wijzig datum”. Door op een van beide kolommen te sorteren komen de nieuwe materialen bij elkaar te staan. De wijzigdatum van de eenheidsprijs in combinatie met de leverancier is ook een goede manier om te controleren welke materialen niet meer in de catalogus voor komen. Die hebben immers een oudere datum. Onderstaand een voorbeeld hoe dit filter er uit kan zien (naam leverancier natuurlijk afhankelijk van de catalogus).

Door “< (is kleiner dan) te vervangen door “= (is gelijk aan)” verschijnen juist alle materialen die wel zijn ingelezen.

Bestaande prijzen indexeren
Als je geen catalogus ontvangt of als je snel de prijzen met een index wilt verhogen is het ook mogelijk om een selectie van materialen in prijs te verhogen. Dat gaat met de volgende stappen:

1. Maak eerst een selectie van de materialen die de index moeten krijgen. Bijvoorbeeld door te zoeken op leverancier of artikelgroep.
2. Controleer de selectie! Prijzen indexeren kent geen ongedaan maken knop.
3. Kies in het materialenbestand voor het tandwiel en dan voor “Vul velden over selectie”.

4. Kies bij veldkeuze (1) voor “calc. Kosten eenh.prijs”

5. Geef bij numerieke waarde (2) het percentage op waarmee geïndexeerd moet worden en vink Procentueel verhogen (3) aan om te zorgen dat de numerieke waarde als percentage wordt gebruikt en niet als nieuwe prijs wordt ingevuld.

6. Klik op OK (4).

7. Bij de vraag of x regels aangepast moeten worden, controleer of het aantal aan te passen regels er goed uit ziet en bevestig het aanpassen met ja.

8. Als bij de materialen ook een vaste verkoopprijs is ingevuld, herhaal dan stap 3 tot en met 7. Kies nu bij veldkeuze voor “Vaste verkoop-eh.prijs.