25 april 2024
Snel en accuraat meerwerk registreren én factureren met de nieuwe module
Hoe vaak komt het niet voor dat naast het onderhoud gevraagd wordt om ook even de een of andere klus te klaren. Met prijsopgaaf, natuurlijk. Om deze vraag snel, efficiënt en kloppend te kunnen beantwoorden, ontwikkelde InfoGroen een nieuwe module: Projectopname. Stip Hoveniers ging ermee aan de slag.
Henriekus Stip is met zijn ouders mede-eigenaar van Stip Hoveniers uit Elspeet. Hij stapte ongeveer 15 jaar geleden in het bedrijf. Zijn ouders zetten inmiddels enkele stappen terug en Henriekus Stip besloot om niet als vanzelfsprekend het softwarepakket van InfoGroen over te nemen waarvoor zij al in 1993 kozen.
‘Wij hebben met regelmaat te maken met bedrijfsvoortzettingen binnen families’, vertelt John Willemsen van InfoGroen, ‘en het valt ons op dat ik de nieuwe generaties meer moet overtuigen dan hun vader of ouders. Zij kijken veel kritischer naar functionaliteiten en wat de mogelijkheden van onze software het bedrijf opleveren. Vaak worden er ook meerdere bedrijven uitgenodigd. Ik vind dat fijn, omdat een jonge ondernemer daardoor een heel bewuste keuze maakt.’
Kritisch kijken
‘Bij ons brak dat moment een jaar of acht geleden aan, toen we over wilden gaan op VisionMobile óf een ander programma. Ook wij hebben enkele andere partijen uitgenodigd’, vertelt Stip. ‘Hierna hebben we opnieuw voor InfoGroen gekozen. Eind 2021 hebben we vervolgens bewust gekozen voor de uitbreiding met VisionMobile samen met de planning. InfoGroen heeft een compleet pakket waar goed over is nagedacht. Zij voegen niet klakkeloos toe waar een ondernemer om vraagt; er wordt eerst gekeken waar deze eventuele uitbreiding past, ook qua technologie. Dat vind ik een prettig idee. Wat ook meespeelde is dat onze boekhouding naadloos in GroenVision was opgenomen en dat niet elke andere partij dat kon bieden. Kortom, je kijkt wat belangrijk is voor je bedrijfsvoering en continuïteit en dan maak je een besluit. Wij besloten met InfoGroen samen te blijven werken.’
‘Dankzij de module Projectopname van InfoGroen kunnen we veel sneller en foutloos handelen’
Bezoek je de website van Stip Hoveniers, dan is het eerste wat je ziet: ‘Een beter klimaat begint in uw levende tuin.’ Stip: ‘Het zit wel in ons dna om goed te zorgen voor de aarde en voor mensen. Mijn vader heeft zich beziggehouden met bewust omgaan met de bodem en bemesting en sinds een jaar of tien leggen wij steeds meer de nadruk op de levende, en dus duurzame, tuin als geheel. Destijds waren wij een van de eerste partners van NL Greenlabel.’
Verantwoordelijkheid per team
Stips ouders werken nog in het bedrijf; vader fulltime en moeder 8 uur per week. Buiten werken gemiddeld acht medewerkers. Stip Hoveniers doet onderhoud en aanleg van particuliere tuinen en werkt ook voor enkele vve’s en een aantal bedrijven. Opdrachten vanuit de overheid komen voor, maar zijn dan heel specialistisch. Zo onderhoudt Stip het Openluchttheater in Ede, waarvoor ervaring met monumentaal groen belangrijk is.
De medewerkers buiten hebben toegang tot de GroenVision app. Wie dat wil, heeft de app op de telefoon en daarnaast is elke bedrijfsauto toegerust met een tablet, waarop VisionMobile is geïnstalleerd. ‘De voorman van het team is ook verantwoordelijk voor de administratie van dat team’, legt Stip uit. ‘Zo kan de assistent wel zijn eigen planning en uren zien en zou deze ook kunnen boeken, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de eerste man.’
Projectopname
VisionMobile is recentelijk uitgebreid met de module ‘Projectopname’. Naast de urenregistratie, communicatie, digitale werkbonnen en de planning is het nu mogelijk om buiten projecten op te nemen. ‘We zien dat iemand als Henriekus en vakvolwassen voormannen naast het reguliere onderhoud vragen krijgen voor wat extra klussen. Op dat moment kan ter plekke in de tuin de opname worden gedaan. Hoeveel werk is het, wat zijn de afmetingen, welke producten zijn er nodig en in welke aantallen, dat kan allemaal ter plekke worden ingevoerd’, legt Willemsen uit. ‘Ook kunnen er foto’s bijgevoegd worden van de huidige situatie. Dit komt binnen op kantoor, waarna de offerte verstuurd kan worden. Hiermee hebben we weer een stukje werkproces gedigitaliseerd. Bijkomend voordeel is dat de gegevens niet alleen in GroenVision zijn opgenomen, maar zelfs in de termen van de calculatie. Zijn het bijvoorbeeld hoveniersuren of treeworker uren?’
‘De registratie in de projectopname is zodanig, dat facturatie er mee uit de voeten kan’
‘Voor ons kwam deze module op het juiste moment’, vertelt Stip. ‘Wij hebben lange tijd gezocht naar een nieuwe bedrijfsleider en dat lukt niet. Daarom hebben wij de knoop doorgehakt om een van de medewerkers meer projectleider te maken. Deze opnamemodule is een mooie toevoeging, omdat hij ter plekke al de juiste gegevens kan opnemen. Mijn vader gebruikt de module overigens ook al. Hij was destijds ook degene die vond dat we met de planningsmodule aan de slag moesten en ik ben blij dat we dat hebben gedaan. Hierdoor kon mijn moeder direct een stapje terug doen. Wij gebruiken de projectopnamemodule ook voor grafonderhoud. Dat zijn allemaal hele kleine projectjes met een relatief grote administratieve last. Die last is kleiner en het proces korter, doordat mijn vader ter plekke registreert wat er gebeurt, ik die gegevens binnenkrijg en direct de offerte kan versturen vanuit GroenVision. Het systeem dwingt je om de juiste gegevens in te vullen waardoor er minder foutkosten zijn. Het laat minder aan de eigen interpretatie over.’
In- en extern
Stip heeft inmiddels ervaren dat de projectopnamemodule ook handig is voor andere toepassingen. Zo heeft het bedrijf de module gebruikt om de voorraad te balansen. ‘Je kunt heel eenvoudig alle materialen toevoegen in een project. Dat maakt het ook richting inkoop een gemakkelijke module. Kortom, een heel handige module die we in- en extern kunnen inzetten.’
Willemsen legt uit: ‘Wij blijven ontwikkelen, want ons werk is nooit klaar. Stap voor stap kunnen we steeds meer in het werkproces digitaliseren, waardoor er minder fouten gemaakt worden en er veel efficiënter gewerkt kan worden. Hierbij gaan wij altijd uit van het werk van de hovenier buiten. Dat is ons vertrekpunt in alles wat wij ontwikkelen.’
Auteur: Heidi Peters, artikel De Hovenier
Wil je ook eenvoudig meer controle?
Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden van onze geïntegreerde bedrijfssoftware.
